Wie Behörden Apps und IT-Leistungen über den e-Katalog kaufen

Von Mohammad Hilmi Bisri, S.Kom.. Veröffentlicht am 10. Oktober 2026.

Der e-Katalog (katalog elektronik) ist eine Einkaufsplattform des Staates mit Angaben zu Waren und Dienstleistungen, Preisen und Anbietern. So definiert ihn Art. 72 Abs. 1 der Präsidialverordnung (Peraturan Presiden, kurz Perpres) Nr. 16/2018 über die öffentliche Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, zuletzt geändert durch die Perpres Nr. 46/2025. Der Kauf über diesen Katalog heißt e-Purchasing. Der aktuelle Katalog läuft auf der Website INAPROC der LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, die nationale Behörde für die Politik der öffentlichen Beschaffung) unter der Adresse katalog.inaproc.id (externe Website).

Geltende Regeln, Stand Oktober 2026

Nach Art. 50 Abs. 5 dieser Perpres ist e-Purchasing Pflicht, wenn die benötigten Waren oder Dienstleistungen im elektronischen Katalog angeboten werden. E-Purchasing gilt für Waren, Bauleistungen, sonstige Dienstleistungen und Beratungsleistungen, die bereits im Katalog stehen (Art. 38 Abs. 2 und Art. 41 Abs. 2).

Die technischen Regeln enthält die LKPP-Verordnung (Peraturan LKPP) Nr. 2/2026 über den elektronischen Katalog in der öffentlichen Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Sie gilt seit ihrer Verkündung (Art. 25) und hebt die LKPP-Verordnung Nr. 9/2021 über Online-Shops (Toko Daring) und den elektronischen Katalog auf (Art. 24). Ein e-Purchasing, das schon vor Inkrafttreten der neuen Verordnung lief, wird nach den alten Regeln abgeschlossen (Art. 23 Buchst. c). Bestehende Katalogsysteme haben höchstens ein Jahr Zeit, sich anzupassen (Art. 22). Gleichen Sie Ihre Schritte deshalb mit den aktuellen Anleitungen im INAPROC-Hilfezentrum (externe Website) ab.

Ablauf des e-Purchasing

Je nach Wert und Verfahren führt das e-Purchasing der Beschaffungsbeauftragte (Pejabat Pengadaan), der PPK (Pejabat Pembuat Komitmen, die Amtsperson, die über Ausgaben aus dem Haushalt entscheiden darf) oder die Pokja Pemilihan (die Arbeitsgruppe zur Auswahl von Anbietern) durch (Art. 14 bis Art. 17 LKPP-Verordnung 2/2026). In der Regel läuft es so ab:

1. Vergewissern Sie sich, dass das Paket im RUP (Rencana Umum Pengadaan, der öffentliche Beschaffungsplan) bekannt gemacht wurde. Die Auswahl eines Anbieters darf erst nach dieser Bekanntmachung beginnen (Art. 50 Abs. 8 Perpres), und den RUP-Code tragen Sie beim Anlegen der Bestellung in INAPROC ein.
2. Bereiten Sie einen Preisvergleich vor. Bis 100 Mio. IDR erstellt der PPK eine Preisreferenz (Referensi Harga). Über 100 Mio. IDR legt der PPK eine HPS fest (Harga Perkiraan Sendiri, die eigene Kostenschätzung). Ausgenommen ist der Direktkauf von Produkten mit Festpreis (Art. 13 LKPP-Verordnung 2/2026).
3. Suchen Sie das Produkt und vergleichen Sie mehrere Anbieter. Wählen Sie dann das Verfahren: Direktkauf, Preisverhandlung oder Mini-Wettbewerb.
4. Legen Sie die Bestellung an und unterzeichnen Sie den Bestellschein (Surat Pesanan). Nach Art. 28 Abs. 6 Perpres ist der Vertrag beim e-Purchasing ein Bestellschein oder Bestellnachweis und kein SPK (surat perintah kerja, Arbeitsauftrag). PPK und Anbieter unterzeichnen ihn elektronisch im Katalogsystem (Art. 19 Abs. 2 LKPP-Verordnung 2/2026). Hat der Beschaffungsbeauftragte die Bestellung vorbereitet, prüft der PPK sie zuerst.
5. Der Anbieter liefert die Waren oder erbringt die Leistung. Der PPK prüft, ob Termin, Menge und Funktion stimmen, und unterzeichnet dann im System digital die BAST (Berita Acara Serah Terima, die Übergabe- und Abnahmeniederschrift).
6. Haben beide Seiten die BAST unterzeichnet, wählt der PPK im System die Zahlungsart, zum Beispiel aus dem Handvorschuss (uang persediaan, UP) oder als Direktzahlung (pembayaran langsung, LS).

Was Sie vor der Bestellung einer App oder IT-Leistung prüfen sollten

Klären Sie die folgenden Punkte mit dem Anbieter, bevor der Bestellschein erstellt wird, und bewahren Sie die Antworten schriftlich auf.

• Leistungsumfang: welche Funktionen enthalten sind, wie viele Benutzerkonten, und ob der Preis Installation, Schulung und die Übernahme alter Daten einschließt.
• Lizenz (die Erlaubnis zur Nutzung der Software): unbefristet oder jährlich, für wie viele Nutzer oder Geräte, was die Verlängerung kostet und wer das Urheberrecht hält. Fragen Sie auch, ob die Behörde den Quellcode (den Programmtext der App) erhält. Den Unterschied erklärt der Artikel Urheberrecht an Apps, die Behörden in Auftrag geben.
• Speicherort der Daten: auf dem Server der Behörde (dem Rechner, auf dem App und Daten liegen), in einem staatlichen Rechenzentrum oder beim Dienst des Anbieters. Für staatliche Behörden schreibt Art. 20 Abs. 2 der Regierungsverordnung (Peraturan Pemerintah, PP) Nr. 71/2019 vor, dass elektronische Systeme und Daten in Indonesien betrieben und gespeichert werden. Eine Speicherung im Ausland ist nur zulässig, wenn die Technik im Inland nicht verfügbar ist (Abs. 3). Die Pflichten der Behörde gegenüber den Daten der Bürger behandelt der Artikel Das Datenschutzgesetz UU PDP für Dörfer, Schulen und Behörden.
• Garantie und Wartung: wie lange, was abgedeckt ist (Fehlerbehebung, Updates, technische Unterstützung) und wie schnell der Anbieter auf Meldungen reagiert. Bei Dienstleistungsbestellungen mit Zahlung in Raten lässt sich die Wartungszeit im Zahlungsplan angeben, der dann dem Bestellschein beigefügt ist.
• Übergabeunterlagen: Vereinbaren Sie zusätzlich zur BAST aus dem System von Anfang an eine Liste, etwa Benutzerhandbuch, Administratorkonto, Installationsnotizen, Schulungsnachweis und den Quellcode, sofern er vertraglich vereinbart ist.

Die PT Hanz Kode Terpadu ist im e-Katalog eingetragen. Den Link zur Überprüfung finden Sie auf der Seite Impressum.

Wann die Direktvergabe infrage kommt

Die Direktvergabe (Pengadaan Langsung) ist ein Kauf von geringem Wert direkt beim Anbieter, ohne Ausschreibung oder Auswahlverfahren. Die Perpres führt sie als eigenes Verfahren neben dem e-Purchasing (Art. 38 Abs. 1 für Waren und sonstige Dienstleistungen, Art. 41 Abs. 1 für Beratungsleistungen). Die Wertgrenzen behandelt der Artikel Schwellenwerte der Direktvergabe 2026.

Wird die benötigte App oder Leistung im Katalog angeboten, muss die Behörde e-Purchasing nutzen. Art. 50 Abs. 5a Perpres lässt nur zwei Ausnahmen zu:

• Der Katalog kann den Bedarf nach Menge, technischer Spezifikation, Zeit, Ort oder Service nicht decken; oder
• ein anderes Verfahren wird als effizienter oder wirksamer bewertet.

Diese Bewertung nimmt der PPK vor (Art. 50 Abs. 5b Perpres), und zwar mit einer Marktanalyse. Sie umfasst unter anderem, ob passende Produkte im Katalog verfügbar sind, ob die Anbieter liefern können und wie die Preise im Vergleich zu ähnlichen Waren oder Dienstleistungen außerhalb des Katalogs liegen (Art. 12 Abs. 6 LKPP-Verordnung 2/2026). Bewahren Sie das Ergebnis als Dokument auf. Danach können je nach Auftragswert andere Verfahren wie die Direktvergabe, eine Ausschreibung oder ein Auswahlverfahren genutzt werden.

Öffentliche Schulen und BUMD

Öffentliche Schulen

Ausgaben aus Mitteln, die eine Schule selbst verwaltet, auch aus dem BOSP (Bantuan Operasional Satuan Pendidikan, der staatliche Zuschuss zu den Betriebskosten von Bildungseinrichtungen), folgen den Regeln für Beschaffungen durch Bildungseinrichtungen (Art. 53 Abs. 1 Permendikdasmen Nr. 8/2026, einer Verordnung des Ministers für Grund- und Sekundarbildung). Diese Regeln stehen in der Permendikdasmen Nr. 15/2026 über das Verfahren für Ausgaben für Waren und Dienstleistungen durch Bildungseinrichtungen. Die Schulleitung führt die Ausgaben aus (Art. 7) und vergleicht mindestens zwei Anbieter, außer die Ware gibt es nur bei einem Anbieter (Art. 15). Das Ministerium stellt den Schulen ein eigenes Informationssystem für Einkäufe bereit (Art. 27). Der Weg über den e-Katalog gilt, wenn das Bildungsamt (dinas pendidikan) mit Mitteln des Regionalhaushalts (APBD) für Schulen einkauft.

BUMD

Art. 2 der Perpres nimmt BUMD (badan usaha milik daerah, kommunale Unternehmen) nicht in ihren Geltungsbereich auf. Nach Art. 93 der PP Nr. 54/2017 über BUMD beachten BUMD bei Beschaffungen die Grundsätze der Effizienz und Transparenz; die Regeln dazu legt eine Verordnung des Leiters der Regionalverwaltung fest (Peraturan Kepala Daerah). Den elektronischen Katalog dürfen dennoch auch Stellen außerhalb staatlicher Behörden nutzen (Art. 72B Abs. 1 Perpres). Dazu beantragt das BUMD beim Katalogbetreiber einen Zugang, und Käufe sind möglich, nachdem das System dies freigeschaltet hat (Art. 12 Abs. 10 und Abs. 11 LKPP-Verordnung 2/2026). Prüfen Sie vorher, ob die Verordnung des Leiters der Regionalverwaltung bei Ihnen die Nutzung des Katalogs regelt.

Dieser Artikel ist eine Zusammenfassung und keine Rechtsberatung. Für konkrete Entscheidungen ziehen Sie bitte den Text der Verordnungen heran und wenden Sie sich an die UKPBJ (Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa, die Beschaffungsstelle) oder die APIP (aparat pengawasan intern pemerintah, die interne Aufsicht der Verwaltung, zum Beispiel das regionale Inspektorat).