Cara instansi membeli aplikasi dan layanan IT lewat e-Katalog

Oleh Mohammad Hilmi Bisri, S.Kom.. Terbit 10 Oktober 2026.

e-Katalog (katalog elektronik) adalah platform belanja pemerintah yang memuat informasi barang/jasa, harga, dan penyedianya. Pengertian ini ada di Pasal 72 ayat (1) Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, yang diubah terakhir dengan Perpres Nomor 46 Tahun 2025. Membeli barang atau jasa lewat katalog ini disebut e-purchasing. Katalog yang dipakai sekarang ada di situs INAPROC milik LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah), dengan alamat katalog.inaproc.id (situs luar).

Aturan yang berlaku per Oktober 2026

Pasal 50 ayat (5) Perpres tersebut mewajibkan e-purchasing apabila barang/jasa yang dibutuhkan tersedia di katalog elektronik. E-purchasing dipakai untuk barang, pekerjaan konstruksi, jasa lainnya, dan jasa konsultansi yang sudah tercantum di katalog (Pasal 38 ayat (2) dan Pasal 41 ayat (2)).

Aturan teknisnya ada di Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 tentang Katalog Elektronik dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Peraturan ini berlaku sejak diundangkan (Pasal 25) dan mencabut Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2021 tentang Toko Daring dan Katalog Elektronik (Pasal 24). E-purchasing yang sudah berjalan sebelum peraturan baru berlaku diselesaikan dengan aturan lama (Pasal 23 huruf c). Sistem katalog yang sudah ada diberi waktu paling lama satu tahun untuk menyesuaikan diri (Pasal 22). Karena itu, cocokkan langkah Anda dengan panduan terbaru di Pusat Bantuan INAPROC (situs luar).

Alur e-purchasing

E-purchasing dijalankan oleh Pejabat Pengadaan, PPK (Pejabat Pembuat Komitmen, pejabat yang berwenang mengambil keputusan yang berakibat pada pengeluaran anggaran), atau Pokja Pemilihan (kelompok kerja pemilihan penyedia), tergantung nilai dan metodenya (Pasal 14 sampai Pasal 17 Peraturan LKPP 2/2026). Urutan umumnya sebagai berikut.

1. Pastikan paketnya sudah diumumkan dalam RUP (Rencana Umum Pengadaan). Pemilihan penyedia boleh dimulai setelah RUP diumumkan (Pasal 50 ayat (8) Perpres), dan kode RUP diisi saat membuat pesanan di INAPROC.
2. Siapkan pembanding harga. Untuk nilai sampai Rp100 juta, PPK menyiapkan Referensi Harga. Untuk nilai di atas Rp100 juta, PPK menetapkan HPS (Harga Perkiraan Sendiri). Pembelian langsung atas produk berharga tetap dikecualikan (Pasal 13 Peraturan LKPP 2/2026).
3. Cari produk dan bandingkan beberapa penyedia. Setelah itu pilih metodenya: pembelian langsung, negosiasi harga, atau mini kompetisi.
4. Buat pesanan dan tanda tangani Surat Pesanan. Dalam e-purchasing, bentuk kontraknya surat/bukti pesanan, bukan SPK atau surat perintah kerja (Pasal 28 ayat (6) Perpres). PPK dan penyedia menandatanganinya secara elektronik di sistem katalog (Pasal 19 ayat (2) Peraturan LKPP 2/2026). Kalau pesanan disiapkan Pejabat Pengadaan, PPK memeriksanya dulu.
5. Penyedia mengirim barang atau mengerjakan layanan. PPK memeriksa kesesuaian waktu, jumlah, dan fungsinya, lalu menandatangani BAST (Berita Acara Serah Terima) secara digital di sistem.
6. Setelah BAST ditandatangani kedua pihak, PPK memilih metode pembayaran di sistem, misalnya uang persediaan (UP) atau pembayaran langsung (LS).

Yang perlu dicek sebelum memesan aplikasi atau layanan IT

Tanyakan hal berikut kepada penyedia sebelum Surat Pesanan dibuat, lalu simpan jawabannya secara tertulis.

• Ruang lingkup: fitur yang termasuk, jumlah akun pengguna, dan apakah harga sudah mencakup pemasangan, pelatihan, serta pemindahan data lama.
• Lisensi (izin pakai perangkat lunak): berlaku selamanya atau per tahun, untuk berapa pengguna atau perangkat, berapa biaya perpanjangannya, dan siapa pemegang hak ciptanya. Tanyakan juga apakah instansi menerima kode sumber (naskah program aplikasi). Bedanya dijelaskan di artikel hak cipta aplikasi pesanan instansi.
• Tempat data disimpan: di server (komputer yang menyimpan aplikasi dan data) milik instansi, di pusat data pemerintah, atau di layanan penyedia. Bagi instansi pemerintah, Pasal 20 ayat (2) Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 71 Tahun 2019 mewajibkan sistem dan data elektronik dikelola dan disimpan di wilayah Indonesia. Penyimpanan di luar negeri hanya boleh kalau teknologinya tidak tersedia di dalam negeri (ayat (3)). Kewajiban instansi atas data warga dibahas di artikel UU PDP untuk desa, sekolah, dan instansi.
• Garansi dan pemeliharaan: berapa lama, apa yang ditanggung (perbaikan kesalahan, pembaruan, bantuan teknis), dan berapa cepat penyedia menanggapi laporan. Untuk pesanan jasa dengan pembayaran bertahap, informasi masa pemeliharaan bisa dicantumkan di rencana pembayaran sehingga ikut terlampir di Surat Pesanan.
• Dokumen serah terima: selain BAST dari sistem, sepakati daftarnya sejak awal, misalnya panduan pemakaian, akun administrator, catatan pemasangan, bukti pelatihan, dan kode sumber kalau memang diperjanjikan.

PT Hanz Kode Terpadu terdaftar di e-Katalog, dan tautan untuk memeriksanya ada di halaman Legalitas.

Kapan memakai Pengadaan Langsung

Pengadaan Langsung adalah pembelian bernilai kecil langsung dari penyedia, tanpa tender atau seleksi. Perpres menempatkannya sebagai metode tersendiri di samping e-purchasing (Pasal 38 ayat (1) untuk barang dan jasa lainnya, Pasal 41 ayat (1) untuk jasa konsultansi). Batas nilainya dibahas di artikel Batas Pengadaan Langsung 2026.

Kalau aplikasi atau layanan yang dibutuhkan tersedia di katalog, instansi wajib memakai e-purchasing. Pasal 50 ayat (5a) Perpres hanya memberi dua pengecualian:

• katalog tidak dapat memenuhi kebutuhan dari segi volume, spesifikasi teknis, waktu, lokasi, atau layanan; atau
• metode lain dinilai lebih efisien atau efektif.

Penilaian ini dilakukan oleh PPK (Pasal 50 ayat (5b) Perpres) melalui analisa pasar. Isinya antara lain ketersediaan dan kecocokan produk di katalog, kesanggupan penyedia, dan perbandingan harga dengan barang/jasa sejenis di luar katalog (Pasal 12 ayat (6) Peraturan LKPP 2/2026). Simpan hasil penilaian itu sebagai dokumen. Setelah itu, metode lain seperti Pengadaan Langsung, tender, atau seleksi dapat dipakai sesuai nilai pekerjaannya.

Sekolah negeri dan BUMD

Sekolah negeri

Belanja dari dana yang dikelola sekolah sendiri, termasuk dana BOSP (Bantuan Operasional Satuan Pendidikan), mengikuti aturan pengadaan oleh satuan pendidikan (Pasal 53 ayat (1) Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026). Aturan pengadaan itu dimuat dalam Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 tentang Tata Cara Belanja Barang/Jasa oleh Satuan Pendidikan. Kepala sekolah menjadi pelaksana belanja (Pasal 7) dan membandingkan paling sedikit dua penyedia, kecuali barangnya hanya ada pada satu penyedia (Pasal 15). Kementerian menyediakan sistem informasi pembelanjaan sendiri untuk sekolah (Pasal 27). Jalur e-Katalog berlaku kalau pembelian untuk sekolah dilakukan dinas pendidikan dengan APBD.

BUMD

Pasal 2 Perpres tidak memasukkan BUMD (badan usaha milik daerah) dalam ruang lingkupnya. Menurut Pasal 93 PP Nomor 54 Tahun 2017 tentang BUMD, pengadaan BUMD memperhatikan prinsip efisiensi dan transparansi, dan aturannya ditetapkan dengan Peraturan Kepala Daerah. Katalog elektronik tetap boleh dipakai pihak di luar instansi pemerintah (Pasal 72B ayat (1) Perpres). Caranya, BUMD meminta akses kepada pengelola katalog, dan pembelian bisa dilakukan setelah difasilitasi sistem (Pasal 12 ayat (10) dan ayat (11) Peraturan LKPP 2/2026). Periksa dulu apakah peraturan kepala daerah di tempat Anda mengatur pemakaian katalog.

Artikel ini adalah ringkasan, bukan nasihat hukum. Untuk keputusan tertentu, rujuk teks peraturannya dan tanyakan kepada UKPBJ (Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa) atau APIP (aparat pengawasan internal pemerintah, misalnya inspektorat daerah).