Instansi membeli aplikasi: siapa pemegang hak ciptanya?

Oleh Mohammad Hilmi Bisri, S.Kom.. Terbit 10 Oktober 2026.

Instansi yang membayar penyedia untuk membuat aplikasi belum tentu menjadi pemilik aplikasi itu. Yang dibeli bisa berupa izin memakai, bisa juga hak cipta beserta kode programnya. Aturan dasarnya ada di Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta (situs luar) (UU Hak Cipta), sedangkan rinciannya ditentukan oleh kontrak atau Surat Perintah Kerja (SPK).

Aplikasi termasuk ciptaan yang dilindungi

Pasal 40 ayat (1) huruf s UU Hak Cipta menyebut program komputer sebagai ciptaan yang dilindungi. Pasal 1 angka 9 mengartikannya sebagai seperangkat instruksi yang membuat komputer menjalankan fungsi tertentu. Hak cipta timbul secara otomatis begitu ciptaan diwujudkan dalam bentuk nyata (Pasal 1 angka 1).

Siapa pemegang hak cipta jika kontrak tidak mengaturnya

Undang-undang membedakan pencipta, yaitu orang yang menghasilkan ciptaan, dan pemegang hak cipta, yaitu pencipta itu sendiri atau pihak yang menerima hak tersebut secara sah (Pasal 1 angka 2 dan angka 4).

Pasal 36 mengatur ciptaan yang dibuat berdasarkan pesanan pihak lain. Kecuali diperjanjikan lain, pencipta dan pemegang hak ciptanya adalah pihak yang membuat ciptaan. Artinya, hak cipta atas aplikasi yang dipesan dari penyedia ada pada penyedia, kecuali kontrak menyatakan lain.

Pasal 35 ayat (1) mengatur ciptaan yang dibuat dalam hubungan dinas, yaitu hubungan kepegawaian antara aparatur negara dan instansinya (menurut penjelasan pasal tersebut). Jika aplikasi dibuat oleh pegawai instansi dalam hubungan dinas itu, instansi pemerintah dianggap sebagai pencipta dan pemegang hak ciptanya, kecuali diperjanjikan lain.

Pembayaran saja tidak memindahkan hak cipta kepada instansi. Jika instansi ingin memegang hak cipta, pengalihannya perlu dituangkan dalam perjanjian tertulis (Pasal 16 ayat (2) huruf e).

Lisensi, kode sumber, dan pengalihan hak cipta

Lisensi adalah izin tertulis dari pemegang hak cipta kepada pihak lain untuk melaksanakan hak ekonomi atas ciptaannya dengan syarat tertentu (Pasal 1 angka 20). Dalam bahasa sehari-hari, instansi membeli hak pakai: aplikasi boleh dipakai sesuai syarat kontrak, sedangkan hak ciptanya tetap pada penyedia.

Kode sumber adalah teks program yang ditulis dan diubah oleh pemrogram. Instansi yang menerima kode sumber belum tentu boleh mengubahnya. Menggandakan dan mengadaptasi ciptaan termasuk hak ekonomi pemegang hak cipta (Pasal 9 ayat (1)), dan pihak lain yang melakukannya wajib mendapat izin (Pasal 9 ayat (2)). Izin mengubah kode sumber karena itu perlu ditulis di kontrak. Jika hak ciptanya yang dialihkan, instansi menjadi pemegang hak cipta.

Model standar HanzCodes adalah lisensi hak pakai untuk satu instansi yang dibayar sekali, dengan hak cipta tetap pada PT Hanz Kode Terpadu; rinciannya ada di halaman Kerja sama.

Instansi pusat dan pemerintah daerah juga terikat Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (situs luar) (SPBE). Menurut Pasal 35, pembangunan dan pengembangan aplikasi SPBE mengutamakan kode sumber terbuka, yaitu kode program yang dibuka untuk umum. Jika aplikasinya memakai kode sumber tertutup, instansi harus mendapat pertimbangan dari menteri yang membidangi komunikasi dan informatika.

Aturan lisensi dalam undang-undang

Pemegang hak cipta memberi lisensi berdasarkan perjanjian tertulis (Pasal 80 ayat (1)). Ketentuan berikut langsung berpengaruh pada kontrak instansi:

• Lisensi berlaku untuk jangka waktu tertentu dan tidak boleh melebihi masa berlaku hak cipta (Pasal 80 ayat (2)). Kontrak perlu menyebut jangka waktunya.
• Kecuali diperjanjikan lain, penerima lisensi membayar royalti (imbalan atas pemakaian ciptaan) selama lisensi berlaku (Pasal 80 ayat (3)). Jika pembayarannya hanya sekali, tulis bahwa tidak ada royalti berkala.
• Perjanjian lisensi harus dicatat oleh menteri yang membidangi hukum dalam daftar umum perjanjian lisensi hak cipta, dengan biaya (Pasal 83 ayat (1)). Lisensi yang tidak dicatat tidak mempunyai akibat hukum terhadap pihak ketiga, yaitu pihak di luar penyedia dan instansi (Pasal 83 ayat (3)).

Tata cara pencatatannya diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2018 (situs luar). Permohonan boleh diajukan oleh pemberi atau penerima lisensi (Pasal 1 angka 3). Isi minimal perjanjian lisensi menurut Pasal 7 ayat (2) antara lain tanggal dan tempat penandatanganan, nama dan alamat para pihak, objek lisensi, sifat eksklusif atau noneksklusif termasuk sublisensi, jangka waktu, dan wilayah berlakunya. Lisensi eksklusif berarti penyedia tidak memberi lisensi yang sama kepada pihak lain. Sublisensi adalah izin dari penerima lisensi kepada pihak berikutnya.

Pencatatan ciptaan di DJKI

Pencatatan ciptaan dilayani oleh Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual (DJKI) (situs luar). Pasal 64 ayat (2) menegaskan bahwa pencatatan bukan syarat untuk mendapat hak cipta, dan penjelasannya menyebut ciptaan yang tidak dicatat tetap dilindungi. DJKI tetap menganjurkan pencatatan sebagai bukti kepemilikan jika terjadi sengketa.

Surat pencatatan ciptaan menjadi bukti awal kepemilikan, kecuali terbukti sebaliknya (Pasal 69 ayat (4)), tetapi bukan pengesahan atas isi ciptaan (Pasal 72). Daftar umum ciptaan dapat dilihat siapa saja tanpa biaya (Pasal 69 ayat (3)). Instansi boleh meminta salinan surat pencatatan dari penyedia. Penyedia yang belum mencatatkan aplikasinya tetap dapat memegang hak cipta.

Yang perlu ditulis di kontrak atau SPK

• Barang yang diserahkan: aplikasi siap pakai, panduan pemakaian, dan ada atau tidaknya kode sumber. Jika kode sumber diserahkan, sebutkan izinnya: hanya disimpan, boleh diubah sendiri, atau boleh diserahkan kepada penyedia lain.
• Status hak cipta: tetap pada penyedia dengan lisensi, atau dialihkan kepada instansi. Tanpa ketentuan ini, yang berlaku adalah Pasal 36.
• Cakupan lisensi: nama instansi pemakai, jangka waktu, eksklusif atau tidak, boleh tidaknya sublisensi, dan lokasi pemasangan, misalnya di server (komputer yang menyimpan aplikasi dan data kantor) milik instansi.
• Pembayaran: sekali bayar atau berkala. Jika sekali bayar, nyatakan bahwa tidak ada royalti lanjutan.
• Pencatatan lisensi: siapa yang mengajukannya ke DJKI dan siapa yang menanggung biayanya.
• Kepemilikan data: data yang dimasukkan dan dihasilkan instansi adalah milik instansi, termasuk format penyerahannya ketika kerja sama berakhir supaya bisa dipindahkan ke aplikasi lain. Kewajiban menjaga data itu dibahas di artikel UU PDP untuk desa, sekolah, dan instansi.
• Perawatan setelah garansi: lama garansi dan kerusakan yang ditanggung, harga dan cakupan perawatan sesudahnya, serta nasib aplikasi dan kode sumbernya jika penyedia berhenti beroperasi.

Artikel ini adalah ringkasan, bukan nasihat hukum. Isinya mengacu pada UU 28 Tahun 2014 yang masih berlaku per 10 Oktober 2026. Pada 6 Oktober 2026, Badan Legislasi DPR membentuk panitia kerja untuk membahas RUU Hak Cipta bersama pemerintah (situs luar). Untuk keputusan tertentu, rujuk teks peraturannya dan tanyakan kepada unit yang berwenang, misalnya UKPBJ, APIP, bagian hukum instansi, atau pendamping desa.