Come un ente pubblico acquista applicazioni e servizi IT tramite l'e-Katalog

Di Mohammad Hilmi Bisri, S.Kom.. Pubblicato il 10 ottobre 2026.

L'e-Katalog (katalog elektronik, catalogo elettronico) è la piattaforma di acquisti della pubblica amministrazione indonesiana che riporta informazioni su beni e servizi, prezzi e fornitori. La definizione si trova nell'art. 72, comma 1, del Regolamento presidenziale (Peraturan Presiden, Perpres) n. 16 del 2018 sugli appalti pubblici di beni e servizi, modificato da ultimo dal Perpres n. 46 del 2025. L'acquisto di beni o servizi tramite questo catalogo si chiama e-purchasing. Il catalogo in uso oggi si trova sul sito INAPROC della LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, l'agenzia indonesiana per la politica degli appalti pubblici), all'indirizzo katalog.inaproc.id (sito esterno).

Le regole in vigore a ottobre 2026

L'art. 50, comma 5, del Perpres impone l'e-purchasing quando i beni o i servizi richiesti sono disponibili nel catalogo elettronico. L'e-purchasing si usa per beni, lavori di costruzione, altri servizi e servizi di consulenza già presenti nel catalogo (art. 38, comma 2, e art. 41, comma 2).

Le regole tecniche si trovano nel Regolamento LKPP (Peraturan LKPP) n. 2 del 2026 sul catalogo elettronico negli appalti pubblici di beni e servizi. Il regolamento è in vigore dalla promulgazione (art. 25) e abroga il Regolamento LKPP n. 9 del 2021 sui negozi online (Toko Daring) e sul catalogo elettronico (art. 24). Gli e-purchasing avviati prima dell'entrata in vigore del nuovo regolamento si concludono con le vecchie regole (art. 23, lettera c). I sistemi di catalogo esistenti hanno al massimo un anno per adeguarsi (art. 22). Per questo confronti i Suoi passi con le istruzioni più recenti del Centro assistenza INAPROC (sito esterno).

La procedura di e-purchasing

L'e-purchasing è gestito dal funzionario agli acquisti (Pejabat Pengadaan), dal PPK (Pejabat Pembuat Komitmen, il funzionario autorizzato a prendere decisioni che comportano una spesa a carico del bilancio) o dal Pokja Pemilihan (il gruppo di lavoro per la scelta del fornitore), a seconda del valore e del metodo (artt. da 14 a 17 del Regolamento LKPP 2/2026). In generale i passi sono i seguenti.

1. Verifichi che il lotto sia già stato pubblicato nel RUP (Rencana Umum Pengadaan, il piano generale degli acquisti). La scelta del fornitore può iniziare dopo la pubblicazione del RUP (art. 50, comma 8, del Perpres), e il codice RUP si inserisce quando si crea l'ordine su INAPROC.
2. Prepari un confronto dei prezzi. Per valori fino a 100 milioni di IDR il PPK prepara un prezzo di riferimento (Referensi Harga). Per valori superiori a 100 milioni di IDR il PPK fissa l'HPS (Harga Perkiraan Sendiri, la stima del prezzo preparata dall'ente). Fa eccezione l'acquisto diretto di prodotti a prezzo fisso (art. 13 del Regolamento LKPP 2/2026).
3. Cerchi il prodotto e confronti più fornitori. Poi scelga il metodo: acquisto diretto, negoziazione del prezzo o mini competizione.
4. Crei l'ordine e firmi la Surat Pesanan (lettera d'ordine). Secondo l'art. 28, comma 6, del Perpres, nell'e-purchasing il contratto ha la forma di lettera o prova d'ordine, non di SPK (surat perintah kerja, ordine di lavoro). Il PPK e il fornitore la firmano elettronicamente nel sistema del catalogo (art. 19, comma 2, del Regolamento LKPP 2/2026). Se l'ordine è preparato dal Pejabat Pengadaan, il PPK lo verifica prima.
5. Il fornitore consegna i beni o esegue il servizio. Il PPK verifica che tempi, quantità e funzionamento corrispondano, poi firma digitalmente nel sistema il BAST (Berita Acara Serah Terima, il verbale di consegna).
6. Dopo che entrambe le parti hanno firmato il BAST, il PPK sceglie nel sistema il metodo di pagamento, per esempio il fondo cassa (uang persediaan, UP) o il pagamento diretto (pembayaran langsung, LS).

Che cosa verificare prima di ordinare un'applicazione o un servizio IT

Ponga al fornitore le domande seguenti prima di creare la Surat Pesanan e conservi le risposte per iscritto.

• Ambito: le funzioni incluse, il numero di account utente e se il prezzo comprende già installazione, formazione e trasferimento dei dati esistenti.
• Licenza (autorizzazione all'uso del software): perpetua o annuale, per quanti utenti o dispositivi, quanto costa il rinnovo e chi è titolare del diritto d'autore. Chieda anche se l'ente riceve il codice sorgente (il testo del programma dell'applicazione). La differenza è spiegata nell'articolo il diritto d'autore sulle applicazioni commissionate dagli enti.
• Dove sono conservati i dati: sul server (il computer che conserva applicazioni e dati) dell'ente, in un centro dati della pubblica amministrazione o su un servizio del fornitore. Per gli enti pubblici, l'art. 20, comma 2, del Regolamento governativo (Peraturan Pemerintah, PP) n. 71 del 2019 impone di gestire e conservare sistemi e dati elettronici nel territorio indonesiano. La conservazione all'estero è ammessa solo se la tecnologia necessaria non è disponibile in Indonesia (comma 3). Gli obblighi dell'ente sui dati dei cittadini sono trattati nell'articolo la UU PDP per villaggi, scuole ed enti pubblici.
• Garanzia e manutenzione: per quanto tempo, che cosa coprono (correzione degli errori, aggiornamenti, assistenza tecnica) e con quale rapidità il fornitore risponde alle segnalazioni. Per gli ordini di servizi con pagamento a rate, le informazioni sul periodo di manutenzione si possono inserire nel piano dei pagamenti, così risultano allegate alla Surat Pesanan.
• Documenti di consegna: oltre al BAST generato dal sistema, concordi l'elenco fin dall'inizio, per esempio manuale d'uso, account di amministratore, note di installazione, prova della formazione e codice sorgente, se il contratto lo prevede.

PT Hanz Kode Terpadu è registrata sull'e-Katalog, e il link per verificarlo si trova nella pagina Note legali.

Quando usare l'affidamento diretto

L'affidamento diretto (Pengadaan Langsung) è l'acquisto di modesto valore direttamente da un fornitore, senza gara o selezione. Il Perpres lo prevede come metodo a sé, accanto all'e-purchasing (art. 38, comma 1, per beni e altri servizi; art. 41, comma 1, per i servizi di consulenza). Le soglie di valore sono trattate nell'articolo Soglie dell'affidamento diretto 2026.

Se l'applicazione o il servizio richiesto è disponibile nel catalogo, l'ente deve usare l'e-purchasing. L'art. 50, comma 5a, del Perpres prevede solo due eccezioni:

• il catalogo non può soddisfare il fabbisogno per volume, specifiche tecniche, tempi, luogo o servizio; oppure
• un altro metodo è ritenuto più efficiente o più efficace.

La valutazione spetta al PPK (art. 50, comma 5b, del Perpres), che la svolge con un'analisi di mercato. L'analisi considera, tra l'altro, la disponibilità e l'adeguatezza dei prodotti nel catalogo, la capacità dei fornitori e il confronto con i prezzi di beni o servizi simili fuori dal catalogo (art. 12, comma 6, del Regolamento LKPP 2/2026). Conservi l'esito della valutazione come documento. A quel punto si possono usare altri metodi, come l'affidamento diretto, la gara o la selezione, secondo il valore del lavoro.

Scuole statali e BUMD

Scuole statali

Le spese con fondi gestiti dalla scuola stessa, compresi i fondi BOSP (Bantuan Operasional Satuan Pendidikan, il contributo per le spese di funzionamento delle scuole), seguono le regole sugli acquisti delle istituzioni scolastiche (art. 53, comma 1, del Regolamento del Ministro dell'Istruzione primaria e secondaria, Permendikdasmen, n. 8 del 2026). Queste regole si trovano nel Permendikdasmen n. 15 del 2026 sulle procedure di spesa per beni e servizi delle istituzioni scolastiche. Il dirigente scolastico esegue la spesa (art. 7) e confronta almeno due fornitori, salvo che il bene sia offerto da un solo fornitore (art. 15). Il ministero mette a disposizione delle scuole un proprio sistema informativo per gli acquisti (art. 27). La via dell'e-Katalog si applica quando gli acquisti per la scuola sono fatti dall'ufficio locale per l'istruzione (dinas pendidikan) con l'APBD (il bilancio dell'amministrazione regionale).

BUMD

L'art. 2 del Perpres esclude dal suo ambito le BUMD (badan usaha milik daerah, aziende pubbliche regionali). Secondo l'art. 93 del PP n. 54 del 2017 sulle BUMD, gli acquisti delle BUMD rispettano i principi di efficienza e trasparenza, e le regole sono fissate con un regolamento del capo dell'amministrazione regionale (Peraturan Kepala Daerah). Il catalogo elettronico può comunque essere usato anche da soggetti diversi dagli enti pubblici (art. 72B, comma 1, del Perpres). La BUMD chiede l'accesso al gestore del catalogo e può acquistare dopo che il sistema l'ha abilitata (art. 12, commi 10 e 11, del Regolamento LKPP 2/2026). Verifichi prima se il regolamento del capo dell'amministrazione regionale nella Sua zona disciplina l'uso del catalogo.

Questo articolo è una sintesi e non costituisce consulenza legale. Per decisioni specifiche faccia riferimento al testo dei regolamenti e si rivolga all'UKPBJ (Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa, l'unità per gli acquisti di beni e servizi) o all'APIP (l'apparato di controllo interno della pubblica amministrazione, per esempio l'ispettorato regionale).