Srikandi pour le courrier administratif : qui doit l’utiliser, et en quoi il diffère d’un service de courrier pour les habitants du village

Par Mohammad Hilmi Bisri, S.Kom.. Publié le 24 octobre 2026.

SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi, le système intégré d’information des archives courantes) est une application de l’État qui sert à créer, envoyer, recevoir et conserver les actes administratifs sous forme électronique. Un acte administratif (naskah dinas) est un courrier ou un document établi par un responsable habilité d’une administration publique pour les échanges de service. Les administrations centrales et les administrations régionales sont tenues de l’utiliser.

Pour les administrations de village (desa), au 24 octobre 2026, nous n’avons trouvé aucune règle nationale ni aucune règle de la régence de Jombang qui oblige les villages à utiliser SRIKANDI. Les sources officielles sur SRIKANDI que nous avons lues ne traitent pas non plus des attestations (surat keterangan) et des lettres d’introduction (surat pengantar) délivrées aux habitants.

Base juridique et gestionnaire

• Le règlement présidentiel (Peraturan Presiden, Perpres) n° 95 de 2018 relatif au système d’administration électronique (site externe) (Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, SPBE). La base de données peraturan.go.id indique qu’il est toujours en vigueur.
• La décision du ministre de l’Appareil d’État et de la Réforme bureaucratique (Keputusan Menteri PANRB, ou Kepmen PANRB) n° 679 de 2020 relative à l’application commune dans le domaine des archives courantes fait de SRIKANDI une application commune (Diktum Kesatu, premier point de la décision), applicable dans tout le pays (Diktum Kedua, deuxième point). Une application commune est une application identique et standard, utilisée en commun par les administrations centrales et les administrations régionales.
• Le règlement de l’ANRI n° 4 de 2021 relatif aux lignes directrices pour la mise en œuvre du système intégré d’information des archives courantes (site externe), promulgué le 1er juillet 2021. Nous n’avons trouvé aucun texte qui l’abroge.

Les archives courantes (arsip dinamis) sont les archives encore utilisées directement dans le travail du bureau. Le Diktum Ketiga (troisième point) de la Kepmen PANRB 679/2020 répartit l’encadrement de SRIKANDI : l’organisme chargé des archives encadre les processus de travail et les données, le ministère chargé de la communication et de l’informatique la technologie, et l’organisme chargé de la cybersécurité la sécurité. Selon le Helpdesk national SRIKANDI, l’ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia, les Archives nationales de la République d’Indonésie) développe et gère la version 3 de SRIKANDI, et l’application est hébergée au Centre national des données (Pusat Data Nasional). Les administrations n’ont pas besoin de préparer leur propre serveur (annexe du règlement ANRI 4/2021, chapitre III, lettre B, point 6).

Qui doit utiliser SRIKANDI

Les institutions de l’État et les administrations régionales qui n’utilisent pas SRIKANDI reçoivent une remarque particulière lors de l’évaluation nationale de la gestion des archives (annexe du règlement ANRI 4/2021, chapitre III, lettre B, point 5, lettre e).

Et les administrations de village ?

La Kepmen PANRB 679/2020 entend par administration régionale le chef de la collectivité régionale. Le règlement ANRI 4/2021 entend par là le gouverneur, le chef de régence ou le maire (bupati/wali kota) et les services régionaux. Aucun de ces deux textes ne mentionne les administrations de village, et nous n’avons trouvé aucun règlement du chef de régence (peraturan bupati) ni aucune circulaire de la régence de Jombang qui demande aux villages d’utiliser SRIKANDI. Le site officiel de l’administration de la régence de Jombang donne les informations suivantes :

• Jombang applique SRIKANDI dans tous ses services régionaux depuis 2022. Le 17 octobre 2023, Jombang a reçu le prix de deuxième meilleure administration de régence au niveau national pour l’utilisation de SRIKANDI.
• Dans le même article, le chef de régence par intérim (Pj. Bupati) de Jombang souhaitait que la signature électronique soit un jour utilisée aussi dans les districts (kecamatan), les unités techniques (UPT), les établissements scolaires et les villages ou quartiers urbains (desa/kelurahan). Il n’a pas parlé d’une obligation pour les villages d’utiliser SRIKANDI.
• Le 22 mai 2025, le service des bibliothèques et des archives de la régence de Jombang (Dinas Perpustakaan dan Kearsipan) notait qu’il n’existait pas encore de règlement du chef de régence (Peraturan Bupati) sur le système d’information des archives.

Avant de décider, demandez au service chargé des archives de votre régence ou de votre ville (à Jombang, le Dinas Perpustakaan dan Kearsipan) si les villages devront utiliser SRIKANDI et comment leurs comptes seront créés.

Ce que l’on fait dans SRIKANDI

L’annexe de la Kepmen PANRB 679/2020 détaille les processus de travail que l’application doit prendre en charge :

• Actes administratifs sortants : rédiger le projet, le corriger, le signer, l’enregistrer, l’envoyer et suivre les suites qui lui sont données.
• Actes administratifs entrants : les enregistrer, les transmettre au responsable ou au service destinataire, et suivre les suites qui leur sont données.
• Archives : classer les archives actives en dossiers, ranger les archives inactives et réduire le volume des archives selon le calendrier de conservation (jadwal retensi arsip, la liste des durées de conservation de chaque type d’archives).
• Service d’information : établir la liste des informations publiques et répondre aux demandes d’utilisation des archives.

Le Helpdesk national SRIKANDI décrit d’autres fonctions :

• Le supérieur envoie la disposisi, c’est-à-dire son instruction sur un courrier reçu, à ses subordonnés, selon l’organigramme des postes établi par l’administrateur de l’institution.
• Le premier signataire ou l’agent du secrétariat (tata usaha) obtient automatiquement le numéro du courrier à l’étape de la signature.
• Les actes peuvent être signés avec une signature électronique certifiée ou manuellement. Pour la signature certifiée, l’administration s’adresse au BSrE, une unité technique de l’Agence nationale de cybersécurité et de cryptographie (Badan Siber dan Sandi Negara, BSSN). La différence est expliquée dans l’article signature électronique certifiée ou non certifiée.
• Les rôles des utilisateurs sont l’administrateur national (ANRI), l’administrateur de l’institution, le service des archives, le secrétariat (tata usaha) ou le secrétaire, et l’utilisateur. Chaque institution décide elle-même si les agents qui ne sont pas fonctionnaires (non-ASN) peuvent utiliser un compte.

Tous ces rôles concernent les agents de l’institution. Dans la FAQ du Helpdesk et dans l’annexe de la Kepmen PANRB 679/2020, nous n’avons trouvé aucune fonction pour créer des attestations ou des lettres d’introduction pour les habitants à partir des données de population du village.

Premières étapes pour utiliser SRIKANDI

Pour les administrations centrales et régionales, les sources officielles de l’ANRI indiquent les étapes suivantes. Pour les administrations de village, nous n’avons trouvé aucune procédure officielle d’inscription.

1. Préparez les fichiers des instruments d’archivage : les règles de rédaction des actes administratifs (tata naskah dinas), le plan de classement des archives, le calendrier de conservation des archives et le système de classification de sécurité et d’accès aux archives courantes (les règles qui fixent qui peut consulter quelles archives).
2. Désignez un fonctionnaire (ASN) comme administrateur de l’institution.
3. Envoyez une lettre de demande de compte au chef de l’ANRI (Kepala ANRI), avec le nom et les coordonnées de l’administrateur. Le Helpdesk indique que la lettre est signée par le chef de l’institution ou le chef de la collectivité régionale. Le règlement ANRI 4/2021 indique que le signataire doit être au minimum le secrétaire de l’institution ou le secrétaire régional (sekretaris daerah). Un modèle de lettre figure sur le Helpdesk national SRIKANDI (site externe).
4. Une fois la demande reçue, l’ANRI fournit un compte pour la formation technique (bimbingan teknis). Le compte de mise en œuvre (pour l’utilisation réelle) peut être accordé aux institutions qui ont déjà adopté des règles sur les quatre instruments de l’étape 1 (annexe du règlement ANRI 4/2021, chapitre III, lettre B, point 6).
5. Prévoyez un ordinateur de bureau ou portable et une connexion internet. Un scanner au service de réception du courrier est facultatif. Pour une formation, ouvrez un ticket sur le Helpdesk national SRIKANDI en indiquant le calendrier de l’activité.
6. L’administrateur de l’institution crée les comptes des utilisateurs et paramètre les unités de travail, les postes et les droits d’accès.

Pourquoi un village a toujours besoin d’une application de courrier pour les habitants

Au bureau du village, beaucoup de courriers sont établis à la demande des habitants, par exemple une attestation de domicile, une attestation d’activité commerciale ou une lettre d’introduction. Pour ces courriers, le village a besoin :

• de données de population (nom, NIK ou numéro d’identification de la population, adresse et autres données imprimées sur le courrier) saisies une fois puis réutilisées, pour que le personnel du village n’ait pas à les retaper pour chaque courrier ;
• de numéros de courrier enregistrés automatiquement et à la suite pour chaque type de courrier ;
• d’une copie de chaque attestation, conservée et consultable par nom de l’habitant ou par date.

Le village peut utiliser les deux types d’application en même temps. Son courrier administratif vers le district ou la régence suit la méthode demandée par l’administration de la régence ou de la ville, tandis qu’il établit les courriers aux habitants dans son application de service. Des archives de courrier bien tenues aident aussi le village à établir sa Daftar Informasi Publik (liste des informations publiques), comme l’explique l’article le PPID du village selon le Permendagri 2/2026.

Si votre village a besoin d’une application de courrier qui suit ses propres modèles de courrier, les services de HanzCodes pour les administrations de village figurent sur la page solutions pour les villages.

Cet article est un résumé, pas un avis juridique. Pour une décision précise, reportez-vous au texte des règlements et adressez-vous aux responsables ou services compétents, par exemple le service des archives de la régence ou de la ville, ou le Helpdesk national SRIKANDI de l’ANRI.