Srikandi für Dienstschreiben: Wer es nutzen muss und was es von Schreiben für die Bürger im Dorf unterscheidet

Von Mohammad Hilmi Bisri, S.Kom.. Veröffentlicht am 24. Oktober 2026.

SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi, das integrierte Informationssystem für laufendes Schriftgut) ist eine staatliche App, mit der amtliche Schriftstücke (naskah dinas) elektronisch erstellt, versendet, empfangen und aufbewahrt werden. Amtliche Schriftstücke sind Schreiben oder Dokumente, die befugte Amtsträger einer staatlichen Stelle für den dienstlichen Verkehr erstellen. Zentralbehörden und Regionalverwaltungen müssen die App nutzen.

Für Dorfverwaltungen (pemerintah desa) haben wir mit Stand 24. Oktober 2026 weder eine nationale Vorschrift noch eine Vorschrift des Regierungsbezirks Jombang gefunden, die Dörfer zur Nutzung von SRIKANDI verpflichtet. Die offiziellen Quellen zu SRIKANDI, die wir gelesen haben, behandeln auch keine Bescheinigungen (surat keterangan) und Begleitschreiben (surat pengantar) für Bürger.

Rechtsgrundlage und Betreiber

• Präsidialverordnung (Peraturan Presiden, kurz Perpres) Nr. 95/2018 über die elektronische Verwaltung (externe Website) (Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, SPBE). Die Rechtsdatenbank peraturan.go.id führt sie als weiterhin geltend.
• Der Beschluss des Ministers für Staatsapparat und Bürokratiereform (Keputusan Menteri PANRB, kurz Kepmen PANRB) Nr. 679/2020 über die allgemeine Anwendung im Bereich des laufenden Schriftguts legt SRIKANDI als allgemeine Anwendung fest (Beschlusspunkt 1, Diktum Kesatu), die landesweit gilt (Beschlusspunkt 2, Diktum Kedua). Eine allgemeine Anwendung (aplikasi umum) ist eine einheitliche Standard-App, die Zentralbehörden und Regionalverwaltungen gemeinsam nutzen.
• Verordnung des ANRI (Peraturan ANRI) Nr. 4/2021 über Leitlinien zur Einführung des integrierten Informationssystems für laufendes Schriftgut (externe Website), verkündet am 1. Juli 2021. Eine Vorschrift, die sie aufhebt, haben wir nicht gefunden.

Als laufendes Schriftgut (arsip dinamis) gelten Unterlagen, die im Büroalltag noch direkt gebraucht werden. Beschlusspunkt 3 (Diktum Ketiga) des Kepmen PANRB 679/2020 teilt die Betreuung von SRIKANDI auf: Die für das Archivwesen zuständige Behörde kümmert sich um Arbeitsabläufe und Daten, das für Kommunikation und Informatik zuständige Ministerium um die Technik und die für Cybersicherheit zuständige Behörde um die Sicherheit. Laut dem Nationalen SRIKANDI-Helpdesk (Helpdesk Nasional SRIKANDI) entwickelt und betreibt das ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia, das indonesische Nationalarchiv) SRIKANDI in Version 3, und die App liegt im Nationalen Rechenzentrum (Pusat Data Nasional). Behörden müssen keinen eigenen Server bereitstellen (Anlage der ANRI-Verordnung 4/2021, Kapitel III Buchst. B Nr. 6).

Wer SRIKANDI nutzen muss

Staatliche Einrichtungen und Regionalverwaltungen, die SRIKANDI nicht nutzen, erhalten bei der nationalen Bewertung des Archivwesens einen besonderen Vermerk (Anlage der ANRI-Verordnung 4/2021, Kapitel III Buchst. B Nr. 5 Buchst. e).

Was gilt für Dorfverwaltungen?

Der Kepmen PANRB 679/2020 versteht unter Regionalverwaltung den Leiter der Region (kepala daerah). Die ANRI-Verordnung 4/2021 versteht darunter den Gouverneur, den Bupati (Leiter des Regierungsbezirks) oder Bürgermeister und die Dienststellen der Regionalverwaltung. Beide Vorschriften erwähnen Dorfverwaltungen nicht, und wir haben keine Verordnung des Bupati und kein Rundschreiben des Regierungsbezirks Jombang gefunden, die Dörfer auffordern, SRIKANDI zu nutzen. Die offizielle Website der Regionalverwaltung des Regierungsbezirks Jombang enthält folgende Angaben:

• Jombang setzt SRIKANDI seit 2022 in allen Dienststellen der Regionalverwaltung ein. Am 17. Oktober 2023 wurde Jombang als landesweit zweitbeste Verwaltung eines Regierungsbezirks bei der Nutzung von SRIKANDI ausgezeichnet.
• In derselben Meldung äußerte der kommissarische Bupati von Jombang (Pj. Bupati) die Hoffnung, dass elektronische Signaturen künftig auch in den Bezirken (kecamatan), den technischen Durchführungseinheiten (UPT), den Bildungseinrichtungen und in den Dörfern und kelurahan (städtischen Verwaltungseinheiten) genutzt werden. Eine Pflicht der Dörfer, SRIKANDI zu nutzen, erwähnte er nicht.
• Am 22. Mai 2025 hielt das Amt für Bibliotheken und Archive (Dinas Perpustakaan dan Kearsipan) des Regierungsbezirks Jombang fest, dass es noch keine Verordnung des Bupati über das Informationssystem für das Archivwesen gibt.

Fragen Sie vor einer Entscheidung beim zuständigen Amt für das Archivwesen Ihres Regierungsbezirks oder Ihrer Stadt nach (in Jombang beim Dinas Perpustakaan dan Kearsipan), ob die Dörfer aufgefordert werden, SRIKANDI zu nutzen, und wie die Konten angelegt werden.

Was in SRIKANDI erledigt wird

Die Anlage des Kepmen PANRB 679/2020 führt die Arbeitsabläufe auf, die diese App unterstützen muss:

• Ausgehende amtliche Schriftstücke: Entwurf erstellen, korrigieren, unterzeichnen, registrieren, versenden und die weitere Bearbeitung verfolgen.
• Eingehende amtliche Schriftstücke: registrieren, an die zuständigen Amtsträger oder Einheiten weiterleiten und die weitere Bearbeitung verfolgen.
• Schriftgut: aktives Schriftgut zu Akten ordnen, inaktives Schriftgut ordnen und Schriftgut nach dem Aufbewahrungsplan (jadwal retensi arsip, eine Liste, wie lange jede Art von Unterlagen aufbewahrt wird) aussondern.
• Informationsdienst: ein Verzeichnis öffentlicher Informationen erstellen und Anfragen zur Nutzung von Archivgut bearbeiten.

Der Nationale SRIKANDI-Helpdesk beschreibt einige weitere Funktionen:

• Die disposisi, also eine Anweisung der Vorgesetzten zu einem eingegangenen Schreiben, geht an die nachgeordneten Mitarbeitenden, gemäß der Stellenstruktur, die der Administrator der Behörde angelegt hat.
• Die Nummer eines Schreibens wird beim Unterzeichnen automatisch abgerufen, und zwar von der ersten unterzeichnenden Person oder von Mitarbeitenden der Geschäftsstelle (tata usaha).
• Schriftstücke lassen sich mit einer zertifizierten elektronischen Signatur oder von Hand unterzeichnen. Für die zertifizierte Signatur wendet sich die Behörde an das BSrE, eine technische Durchführungseinheit der nationalen Cyber- und Kryptobehörde (Badan Siber dan Sandi Negara, BSSN). Den Unterschied erklärt der Artikel Zertifizierte und nicht zertifizierte elektronische Signatur.
• Die Rollen sind nationaler Administrator (ANRI), Administrator der Behörde, Archiveinheit, Geschäftsstelle oder Sekretariat sowie Nutzer. Jede Behörde entscheidet selbst, ob Beschäftigte, die keine Staatsbediensteten (ASN, Aparatur Sipil Negara) sind, ein Konto nutzen dürfen.

Alle diese Rollen sind für Beschäftigte der Behörde gedacht. In den FAQ des Helpdesks und in der Anlage des Kepmen PANRB 679/2020 haben wir keine Funktion gefunden, mit der sich Bescheinigungen oder Begleitschreiben für Bürger aus den Einwohnerdaten des Dorfes erstellen lassen.

Erste Schritte mit SRIKANDI

Für Zentralbehörden und Regionalverwaltungen nennen die offiziellen Quellen des ANRI die folgenden Schritte. Für Dorfverwaltungen haben wir kein offizielles Anmeldeverfahren gefunden.

1. Bereiten Sie die Dateien der Archivinstrumente vor: die Regeln für den amtlichen Schriftverkehr (tata naskah dinas), den Aktenplan (klasifikasi arsip), den Aufbewahrungsplan und das System zur Einstufung von Sicherheit und Zugang für laufendes Schriftgut (Regeln dazu, wer welche Unterlagen öffnen darf).
2. Bestimmen Sie einen Staatsbediensteten (ASN) als Administrator der Behörde.
3. Schicken Sie einen Antrag auf ein Konto an den Leiter des ANRI, mit Name und Kontaktdaten des Administrators. Laut Helpdesk unterzeichnet der Leiter der Behörde oder der Leiter der Region das Schreiben. Die ANRI-Verordnung 4/2021 nennt als niedrigste Stufe für die Unterschrift den Sekretär der Einrichtung oder den Regionalsekretär (sekretaris daerah). Ein Musterschreiben finden Sie beim Nationalen SRIKANDI-Helpdesk (externe Website).
4. Nach Eingang des Antrags stellt das ANRI ein Konto für die technische Schulung bereit. Ein Implementierungskonto (für den echten Betrieb) kann eine Behörde erhalten, die bereits Regeln zu allen vier Instrumenten aus Schritt 1 hat (Anlage der ANRI-Verordnung 4/2021, Kapitel III Buchst. B Nr. 6).
5. Stellen Sie Computer oder Laptops und einen Internetanschluss bereit. Ein Scanner in der Posteingangsstelle ist optional. Für eine Schulung reichen Sie beim Nationalen SRIKANDI-Helpdesk ein Ticket mit dem Zeitplan der Veranstaltung ein.
6. Der Administrator der Behörde legt Nutzerkonten an und richtet Arbeitseinheiten, Stellen und Zugriffsrechte ein.

Warum Dörfer trotzdem eine App für Schreiben an die Bürger brauchen

Im Dorfbüro entstehen viele Schreiben auf Wunsch der Bürger, zum Beispiel Wohnsitzbescheinigungen, Gewerbebescheinigungen oder Begleitschreiben. Für solche Schreiben braucht das Dorf:

• Einwohnerdaten (Name, NIK, also die nationale Identifikationsnummer, Adresse und weitere Angaben, die auf dem Schreiben stehen), die einmal eingegeben und dann wiederverwendet werden, damit die Mitarbeitenden der Dorfverwaltung sie nicht für jedes Schreiben neu eintippen;
• Nummern, die für jede Art von Schreiben automatisch und fortlaufend erfasst werden;
• eine gespeicherte Kopie jeder Bescheinigung, die sich nach dem Namen der Bürger oder nach dem Datum suchen lässt.

Beide Arten von Apps lassen sich nebeneinander nutzen. Dienstschreiben des Dorfes an den Bezirk oder den Regierungsbezirk folgen dem Verfahren, das die Verwaltung des Regierungsbezirks oder der Stadt verlangt, und Schreiben für die Bürger entstehen in der App des Dorfes. Ein geordnetes Archiv der Schreiben hilft dem Dorf außerdem, das Verzeichnis der öffentlichen Informationen (Daftar Informasi Publik) zu erstellen, wie im Artikel Der PPID des Dorfes nach Permendagri 2/2026 beschrieben.

Braucht Ihr Dorf eine App für Schreiben nach den eigenen Vorlagen des Dorfes, finden Sie die Leistungen von HanzCodes für Dorfverwaltungen auf der Seite Lösungen für Dorfverwaltungen.

Dieser Artikel ist eine Zusammenfassung und keine Rechtsberatung. Für konkrete Entscheidungen ziehen Sie bitte den Text der Vorschriften heran und wenden Sie sich an die zuständigen Amtsträger oder Stellen, etwa das Archivamt des Regierungsbezirks oder der Stadt oder den Nationalen SRIKANDI-Helpdesk beim ANRI.