Srikandi per le lettere ufficiali: chi è obbligato a usarlo e in che cosa si distingue dai servizi di certificati per i residenti dei villaggi

Di Mohammad Hilmi Bisri, S.Kom.. Pubblicato il 24 ottobre 2026.

SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi, il sistema informativo integrato per gli archivi dinamici) è l'applicazione del governo indonesiano con cui si redigono, inviano, ricevono e conservano in forma elettronica gli atti ufficiali (naskah dinas). Gli atti ufficiali sono le lettere o i documenti che un funzionario competente di un ente pubblico redige per le comunicazioni di servizio. Le amministrazioni centrali e le amministrazioni regionali sono obbligate a usarla.

Per le amministrazioni dei villaggi (pemerintah desa), al 24 ottobre 2026 non abbiamo trovato né norme nazionali né norme della reggenza di Jombang che obblighino i villaggi a usare SRIKANDI. Le fonti ufficiali su SRIKANDI che abbiamo letto non trattano nemmeno i certificati (surat keterangan) e le lettere di accompagnamento (surat pengantar) per i residenti.

Base giuridica e gestore

• Regolamento presidenziale (Peraturan Presiden, Perpres) n. 95 del 2018 sul sistema di amministrazione digitale (sito esterno) (Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, SPBE). La banca dati peraturan.go.id lo registra come ancora in vigore.
• La Decisione del Ministro per la riforma amministrativa e burocratica (Keputusan Menteri PANRB, Kepmen PANRB) n. 679 del 2020 sulle applicazioni comuni per gli archivi dinamici stabilisce che SRIKANDI è un'applicazione comune (punto primo del dispositivo, Diktum Kesatu) valida su tutto il territorio nazionale (punto secondo, Diktum Kedua). Un'applicazione comune è un'applicazione identica e standard, usata insieme dalle amministrazioni centrali e da quelle regionali.
• Regolamento dell'Archivio nazionale indonesiano (Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia, Peraturan ANRI) n. 4 del 2021 sulle linee guida per l'applicazione del sistema informativo integrato per gli archivi dinamici (sito esterno), promulgato il 1° luglio 2021. Non abbiamo trovato norme che lo abroghino.

Gli archivi dinamici (arsip dinamis) sono gli archivi ancora usati direttamente nelle attività dell'ufficio. Il punto terzo del dispositivo (Diktum Ketiga) del Kepmen PANRB 679/2020 divide la supervisione di SRIKANDI: l'ente competente per gli archivi si occupa dei processi di lavoro e dei dati, il ministero competente per la comunicazione e l'informatica si occupa della tecnologia e l'ente competente per la sicurezza informatica della sicurezza. Secondo l'Helpdesk Nasional SRIKANDI, il servizio nazionale di assistenza, l'ANRI sviluppa e gestisce la versione 3 di SRIKANDI, e l'applicazione si trova nel Centro dati nazionale (Pusat Data Nasional). Gli enti non hanno bisogno di predisporre un proprio server (Allegato del Peraturan ANRI 4/2021, capitolo III, lettera B, numero 6).

Chi deve usare SRIKANDI

Gli enti statali e le amministrazioni regionali che non usano SRIKANDI ricevono un'annotazione specifica nella valutazione archivistica nazionale (Allegato del Peraturan ANRI 4/2021, capitolo III, lettera B, numero 5, lettera e).

Che cosa vale per le amministrazioni dei villaggi

Il Kepmen PANRB 679/2020 intende per amministrazione regionale il capo della regione (kepala daerah). Il Peraturan ANRI 4/2021 la intende come governatore, bupati (il capo della reggenza) o sindaco (wali kota) e uffici regionali. Nessuna delle due norme menziona le amministrazioni dei villaggi, e non abbiamo trovato un regolamento del bupati o una circolare della reggenza di Jombang che chieda ai villaggi di usare SRIKANDI. Il sito ufficiale dell'amministrazione della reggenza di Jombang riporta le informazioni seguenti:

• Jombang applica SRIKANDI in tutti gli uffici della reggenza dal 2022. Il 17 ottobre 2023 Jombang ha ricevuto un riconoscimento come seconda migliore amministrazione di reggenza a livello nazionale nell'uso di SRIKANDI.
• Nella stessa notizia, il bupati facente funzione (Pj. Bupati) di Jombang si augurava che in futuro la firma elettronica venisse usata anche nei distretti (kecamatan), nelle unità tecniche (UPT), negli istituti scolastici e nei villaggi e quartieri urbani (desa/kelurahan). Non ha menzionato alcun obbligo per i villaggi di usare SRIKANDI.
• Il 22 maggio 2025 l'ufficio biblioteche e archivi della reggenza di Jombang (Dinas Perpustakaan dan Kearsipan) ha riferito che il regolamento del bupati sul sistema informativo archivistico non esisteva ancora.

Prima di decidere, chieda all'ufficio competente per gli archivi della Sua reggenza o città (a Jombang, il Dinas Perpustakaan dan Kearsipan) se ai villaggi verrà chiesto di usare SRIKANDI e come verranno creati gli account.

Che cosa si fa in SRIKANDI

L'allegato del Kepmen PANRB 679/2020 elenca i processi di lavoro che l'applicazione deve supportare:

• Atti ufficiali in uscita: redazione della bozza, correzione, firma, registrazione, invio e controllo del seguito dato.
• Atti ufficiali in entrata: registrazione, inoltro al funzionario o all'unità destinataria e controllo del seguito dato.
• Archivi: fascicolazione degli archivi attivi, ordinamento degli archivi inattivi e sfoltimento degli archivi secondo il calendario di conservazione (jadwal retensi arsip, l'elenco che indica per quanto tempo si conserva ogni tipo di documento).
• Servizi di informazione: redazione dell'elenco delle informazioni pubbliche e gestione delle richieste di consultazione degli archivi.

L'Helpdesk Nasional SRIKANDI descrive alcune altre funzioni:

• Le istruzioni del superiore su una lettera in arrivo (disposisi) vengono inviate ai collaboratori secondo la struttura degli incarichi definita dall'amministratore dell'ente.
• Il numero di protocollo viene assegnato in automatico al momento della firma, dal primo firmatario o dall'addetto alla segreteria (tata usaha).
• Gli atti si possono firmare con una firma elettronica certificata oppure manualmente. Per la firma certificata l'ente si rivolge al BSrE, l'unità tecnica dell'Agenzia nazionale per la cibersicurezza e la crittografia (Badan Siber dan Sandi Negara, BSSN). La differenza è spiegata nell'articolo firma elettronica certificata e non certificata.
• I ruoli degli utenti sono l'amministratore nazionale (ANRI), l'amministratore dell'ente, l'unità archivistica, la segreteria (tata usaha) o il segretario, e l'utente. Ogni ente decide da sé se il personale non ASN, cioè chi non è dipendente pubblico, può usare un account.

Tutti questi ruoli riguardano il personale dell'ente. Nelle FAQ dell'Helpdesk e nell'allegato del Kepmen PANRB 679/2020 non abbiamo trovato una funzione per creare certificati o lettere di accompagnamento per i residenti a partire dai dati anagrafici del villaggio.

I primi passi per usare SRIKANDI

Per le amministrazioni centrali e regionali, le fonti ufficiali dell'ANRI indicano i passi seguenti. Per le amministrazioni dei villaggi non abbiamo trovato una procedura ufficiale di registrazione.

1. Prepari i file degli strumenti archivistici: le norme sulla redazione degli atti (tata naskah dinas), la classificazione degli archivi, il calendario di conservazione e il sistema di classificazione della sicurezza e dell'accesso agli archivi dinamici (le regole su chi può consultare quali archivi).
2. Nomini un dipendente pubblico (ASN) come amministratore dell'ente.
3. Invii al Capo dell'ANRI la lettera di richiesta dell'account, con il nome e i contatti dell'amministratore. Secondo l'Helpdesk, la lettera è firmata dal capo dell'ente o dal capo della regione. Secondo il Peraturan ANRI 4/2021, il firmatario deve essere almeno il segretario dell'ente o il segretario regionale (sekretaris daerah). Un modello di lettera si trova nell'Helpdesk Nasional SRIKANDI (sito esterno).
4. Ricevuta la richiesta, l'ANRI fornisce un account per la formazione tecnica. L'account di attuazione (per l'uso effettivo) può essere concesso agli enti che hanno già adottato regole su tutti e quattro gli strumenti del passo 1 (Allegato del Peraturan ANRI 4/2021, capitolo III, lettera B, numero 6).
5. Prepari un computer o un portatile e la connessione a internet. Uno scanner nell'ufficio che riceve la posta è facoltativo. Per la formazione, apra un ticket nell'Helpdesk Nasional SRIKANDI e indichi il calendario delle attività.
6. L'amministratore dell'ente crea gli account degli utenti e imposta unità di lavoro, incarichi e diritti di accesso.

Perché i villaggi hanno comunque bisogno di un'app per le lettere ai residenti

Nell'ufficio del villaggio molte lettere vengono preparate su richiesta dei residenti, per esempio il certificato di residenza (surat keterangan domisili), il certificato di attività commerciale (surat keterangan usaha) o la lettera di accompagnamento (surat pengantar). Per lettere di questo tipo il villaggio ha bisogno di:

• dati dei residenti (nome, NIK, cioè il numero di identificazione anagrafica, indirizzo e gli altri dati stampati sulla lettera) inseriti una sola volta e riutilizzati, così il personale del villaggio non li ridigita per ogni lettera;
• un numero di protocollo registrato in automatico e progressivo per ogni tipo di lettera;
• una copia di ogni certificato, conservata e ricercabile per nome del residente o per data.

I due tipi di applicazione si possono usare insieme. Le lettere ufficiali del villaggio al distretto o alla reggenza seguono le modalità richieste dall'amministrazione della reggenza o della città, mentre le lettere per i residenti si preparano nell'app dei servizi del villaggio. Un archivio delle lettere ben ordinato aiuta anche il villaggio a preparare il Daftar Informasi Publik (l'elenco delle informazioni pubbliche), come spiegato nell'articolo il PPID del villaggio secondo il Permendagri 2/2026.

Se il Suo villaggio ha bisogno di un'app per le lettere ai residenti basata sui modelli di lettera del villaggio, i servizi di HanzCodes per le amministrazioni dei villaggi sono descritti nella pagina soluzioni per i villaggi.

Questo articolo è una sintesi e non costituisce consulenza legale. Per decisioni specifiche faccia riferimento al testo dei regolamenti e si rivolga ai funzionari o agli uffici competenti, per esempio l'ufficio archivi della reggenza o della città oppure l'Helpdesk Nasional SRIKANDI dell'ANRI.