Srikandi untuk surat dinas: siapa yang wajib memakai, dan bedanya dengan layanan surat untuk warga desa

Oleh Mohammad Hilmi Bisri, S.Kom.. Terbit 24 Oktober 2026.

SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) adalah aplikasi pemerintah untuk membuat, mengirim, menerima, dan menyimpan naskah dinas secara elektronik. Naskah dinas adalah surat atau dokumen yang dibuat pejabat berwenang di instansi pemerintah untuk komunikasi kedinasan. Instansi pusat dan pemerintah daerah wajib memakainya.

Untuk pemerintah desa, per 24 Oktober 2026 kami tidak menemukan aturan nasional maupun aturan Kabupaten Jombang yang mewajibkan desa memakai SRIKANDI. Sumber resmi SRIKANDI yang kami baca juga tidak membahas surat keterangan dan surat pengantar untuk warga.

Dasar hukum dan pengelola

• Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (situs luar) (SPBE). Basis data peraturan.go.id mencatat statusnya masih berlaku.
• Keputusan Menteri PANRB Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis menetapkan SRIKANDI sebagai aplikasi umum (Diktum Kesatu) yang berlaku secara nasional (Diktum Kedua). Aplikasi umum adalah aplikasi yang sama dan standar, dipakai bersama oleh instansi pusat dan pemerintah daerah.
• Peraturan ANRI Nomor 4 Tahun 2021 tentang Pedoman Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (situs luar), diundangkan 1 Juli 2021. Kami tidak menemukan peraturan yang mencabutnya.

Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipakai langsung dalam kegiatan kantor. Diktum Ketiga Kepmen PANRB 679/2020 membagi pembinaan SRIKANDI: lembaga di bidang kearsipan mengurus proses kerja dan data, kementerian di bidang komunikasi dan informatika mengurus teknologinya, dan lembaga di bidang keamanan siber mengurus keamanannya. Menurut Helpdesk Nasional SRIKANDI, ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) mengembangkan dan mengelola SRIKANDI versi 3, dan aplikasinya berada di Pusat Data Nasional. Instansi tidak perlu menyiapkan server sendiri (Lampiran Peraturan ANRI 4/2021, Bab III huruf B angka 6).

Siapa yang wajib memakai SRIKANDI

Lembaga negara dan pemerintah daerah yang tidak memakai SRIKANDI mendapat catatan khusus dalam penilaian kearsipan nasional (Lampiran Peraturan ANRI 4/2021, Bab III huruf B angka 5 huruf e).

Bagaimana dengan pemerintah desa

Kepmen PANRB 679/2020 mengartikan pemerintah daerah sebagai kepala daerah. Peraturan ANRI 4/2021 mengartikannya sebagai gubernur, bupati/wali kota, dan perangkat daerah. Pemerintah desa tidak disebut dalam kedua aturan itu, dan kami tidak menemukan peraturan bupati atau surat edaran Kabupaten Jombang yang meminta desa memakai SRIKANDI. Situs resmi Pemerintah Kabupaten Jombang memuat keterangan berikut:

• Jombang menerapkan SRIKANDI di seluruh perangkat daerah sejak 2022. Pada 17 Oktober 2023, Jombang menerima penghargaan sebagai pemerintah kabupaten terbaik kedua tingkat nasional dalam pemanfaatan SRIKANDI.
• Dalam berita yang sama, Pj. Bupati Jombang berharap tanda tangan elektronik kelak dipakai juga di kecamatan, UPT, satuan pendidikan, dan desa/kelurahan. Ia tidak menyebut kewajiban desa memakai SRIKANDI.
• Pada 22 Mei 2025, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jombang mencatat bahwa Peraturan Bupati tentang Sistem Informasi Kearsipan belum ada.

Sebelum memutuskan, tanyakan kepada dinas yang membidangi kearsipan di kabupaten/kota Anda (di Jombang, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan) apakah desa akan diminta memakai SRIKANDI dan bagaimana akunnya dibuat.

Yang dikerjakan di SRIKANDI

Lampiran Kepmen PANRB 679/2020 merinci proses kerja yang harus didukung aplikasi ini:

• Naskah dinas keluar: membuat draf, mengoreksi, menandatangani, mencatat (registrasi), mengirim, dan memantau tindak lanjutnya.
• Naskah dinas masuk: mencatat, meneruskan ke pejabat atau unit yang dituju, dan memantau tindak lanjutnya.
• Arsip: memberkaskan arsip aktif, menata arsip inaktif, dan menyusutkan arsip menurut jadwal retensi arsip (daftar lama simpan setiap jenis arsip).
• Layanan informasi: membuat daftar informasi publik dan melayani permintaan penggunaan arsip.

Helpdesk Nasional SRIKANDI menjelaskan beberapa fitur lain:

• Disposisi, yaitu arahan pimpinan atas surat masuk, dikirim kepada bawahan sesuai struktur jabatan yang disusun administrator instansi.
• Nomor surat diambil otomatis pada tahap penandatanganan, oleh penandatangan pertama atau petugas tata usaha.
• Naskah bisa ditandatangani dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi atau secara manual. Untuk yang tersertifikasi, instansi menghubungi BSrE, unit pelaksana teknis di Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN). Bedanya dijelaskan di artikel tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi.
• Peran pengguna terdiri atas administrator nasional (ANRI), administrator instansi, unit kearsipan, tata usaha atau sekretaris, dan pengguna. Setiap instansi menentukan sendiri apakah pegawai non-ASN boleh memakai akun.

Semua peran itu untuk pegawai instansi. Di FAQ Helpdesk dan lampiran Kepmen PANRB 679/2020, kami tidak menemukan fitur membuat surat keterangan atau surat pengantar warga dari data penduduk desa.

Langkah awal memakai SRIKANDI

Untuk instansi pusat dan pemerintah daerah, sumber resmi ANRI menyebut langkah berikut. Untuk pemerintah desa, kami tidak menemukan prosedur resmi pendaftaran.

1. Siapkan file instrumen kearsipan: tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis (aturan tentang siapa boleh membuka arsip apa).
2. Tunjuk pegawai ASN sebagai administrator instansi.
3. Kirim surat permohonan akun kepada Kepala ANRI, dengan nama dan kontak administrator. Helpdesk menyebut surat ditandatangani kepala instansi atau kepala daerah. Peraturan ANRI 4/2021 menyebut penanda tangan paling rendah sekretaris lembaga atau sekretaris daerah. Contoh suratnya ada di Helpdesk Nasional SRIKANDI (situs luar).
4. Setelah permohonan masuk, ANRI memberikan akun untuk bimbingan teknis. Akun implementasi (untuk pemakaian sungguhan) dapat diberikan kepada instansi yang sudah memiliki aturan tentang keempat instrumen pada langkah 1 (Lampiran Peraturan ANRI 4/2021, Bab III huruf B angka 6).
5. Siapkan komputer atau laptop dan koneksi internet. Pemindai (scanner) di bagian penerimaan surat bersifat pilihan. Untuk pelatihan, kirim tiket di Helpdesk Nasional SRIKANDI beserta jadwal kegiatan.
6. Administrator instansi membuat akun pengguna dan mengatur unit kerja, jabatan, dan hak akses.

Kenapa desa tetap memerlukan aplikasi layanan surat untuk warga

Di kantor desa, banyak surat dibuat atas permintaan warga, misalnya surat keterangan domisili, surat keterangan usaha, atau surat pengantar. Untuk surat seperti itu, desa memerlukan:

• data penduduk (nama, NIK, alamat, dan data lain yang tercetak di surat) yang diisi sekali dan dipakai ulang, sehingga perangkat desa tidak mengetik ulang untuk setiap surat;
• nomor surat yang tercatat otomatis dan berurutan untuk setiap jenis surat;
• salinan setiap surat keterangan yang tersimpan dan bisa dicari menurut nama warga atau tanggal.

Kedua jenis aplikasi bisa dipakai bersamaan. Surat dinas desa ke kecamatan atau kabupaten mengikuti cara yang diminta pemerintah kabupaten/kota, sedangkan surat untuk warga dibuat di aplikasi layanan desa. Arsip surat yang tertata juga membantu desa menyusun Daftar Informasi Publik, seperti dibahas di artikel PPID Desa menurut Permendagri 2/2026.

Kalau desa Anda memerlukan aplikasi layanan surat sesuai format surat desa sendiri, layanan HanzCodes untuk pemerintah desa ada di halaman solusi untuk desa.

Artikel ini adalah ringkasan, bukan nasihat hukum. Untuk keputusan tertentu, rujuk teks peraturannya serta pejabat atau unit yang berwenang, misalnya dinas kearsipan kabupaten/kota atau Helpdesk Nasional SRIKANDI di ANRI.