Applications gratuites pour noter les dettes (kasbon) : NotaKita face au carnet de kasbon et aux autres applications

Par Mohammad Hilmi Bisri, S.Kom.. Publié le 17 octobre 2026.

Pour noter gratuitement le kasbon de vos clients (leur ardoise, c’est-à-dire leurs achats à crédit), il existe quatre possibilités : le carnet de kasbon en papier, un tableur sur le téléphone, une application de suivi des dettes de Google Play comme BukuWarung ou Buku Hutang, et NotaKita. Le carnet papier suffit pour un warung (petite boutique de quartier) qui a peu de clients à crédit, tandis que le tableur vous facilite la tâche si vous avez l’habitude des tableaux. BukuWarung et Buku Hutang conviennent aux commerçants qui veulent envoyer des rappels de paiement et établir des rapports. Choisissez NotaKita si la personne qui doit l’argent détient elle aussi les mêmes comptes, par exemple dans un groupe d’habitants, une coopérative ou un groupe d’agriculteurs.

Si le réseau est faible chez vous, le carnet papier, Google Spreadsheet (le nom indonésien de Google Sheets) et NotaKita (après la première ouverture) fonctionnent sans internet. Toutes les applications ci-dessous sont gratuites à télécharger ou à ouvrir.

Comparaison des possibilités

Nous avons relevé les informations sur les applications dans leurs pages Google Play et sur leurs sites officiels le 17 octobre 2026. Nous n’avons pas retenu BukuKas : l’application n’apparaît plus dans la recherche Google Play, et l’ancienne adresse de son site, bukukas.co.id, est désormais proposée à la vente.

Carnet de kasbon papier

Un carnet n’a besoin ni de batterie, ni de réseau, ni de compte. Le client peut voir l’écriture sur le moment et la parapher. En revanche, le carnet peut être perdu, mouillé ou déchiré, et il n’en existe qu’un exemplaire. En cas d’écart, seuls les comptes du propriétaire du warung peuvent être consultés.

Tableur

Google Spreadsheet (site externe) est gratuit et s’ouvre sur téléphone comme sur ordinateur. Vous créez librement vos colonnes, par exemple date, nom, article, montant, paiement et reste dû. Les versions précédentes restent enregistrées, ce qui vous permet de retrouver les modifications. Vous devez toutefois construire vous-même le tableau et ses formules, et toute personne qui a le droit de modification peut changer le contenu.

BukuWarung

BukuWarung (site externe), édité par PT Buku Usaha Digital, a été téléchargé plus de 5 millions de fois et était encore mis à jour en octobre 2026. Selon son centre d’aide, sa fonction de dettes permet de noter les dettes et les créances des clients, de fixer une date d’échéance et d’envoyer gratuitement des rappels automatiques. La fonction Tagih (relance) envoie une demande de paiement par WhatsApp avec un lien de paiement : le client peut ainsi payer sur votre compte bancaire depuis ce lien. L’application propose aussi la comptabilité, la gestion des stocks, le QRIS et la vente de crédit téléphonique. Le site officiel indique les étapes d’inscription : télécharger l’application, créer un compte, puis faire vérifier son identité et les informations sur son entreprise, y compris une photo de la KTP (carte d’identité indonésienne).

Buku Hutang

Buku Hutang (site externe), du développeur Ankit Saraf, a été téléchargé plus d’un million de fois et mis à jour en octobre 2026. Cette application est réservée aux dettes et aux paiements. Vous pouvez ajouter une photo du ticket de caisse, envoyer des rappels aux clients et exporter des rapports en PDF ou Excel. Selon sa description, les données sont stockées sur le téléphone ou dans Google Drive, pas sur un serveur externe, et l’application peut être verrouillée par mot de passe ou par empreinte digitale. La personne qui détient le téléphone peut modifier ou supprimer une opération à tout moment : le client doit donc faire confiance à celui qui tient les comptes, comme avec un carnet papier.

NotaKita

NotaKita est une application créée par HanzCodes. Vous l’ouvrez dans le navigateur d’un téléphone Android ou d’un iPhone, sans installer d’autre application ni créer de compte. Le kasbon est noté avec la personne qui doit l’argent : celui qui tient les comptes crée une note et affiche un QR code, puis le débiteur le scanne avec son téléphone pour confirmer. L’écriture est conservée sur le téléphone des deux parties, pas sur un serveur, et ne peut pas être modifiée unilatéralement. Une dette peut être notée en rupiahs ou en nature, par exemple du riz ou de l’engrais. Si, dans un même groupe, A doit à B, B doit à C et C doit à A le même montant, NotaKita annule ces trois dettes sans qu’aucun argent ne change de mains.

La personne qui doit l’argent doit elle aussi avoir un téléphone. Pour synchroniser les comptes, les téléphones des membres doivent scanner mutuellement leurs QR codes ou être connectés au même Wi-Fi. Tous les membres du groupe voient toutes les écritures : les clients d’un warung réunis dans un même groupe peuvent donc voir le kasbon des autres clients. Assurez-vous qu’ils sont d’accord avant qu’ils rejoignent le groupe.

Si vous avez besoin de rappels de paiement, de rapports financiers ou de gestion des stocks, BukuWarung et Buku Hutang proposent ces fonctions. Pour commencer avec NotaKita, consultez la page NotaKita.

Conseils pour noter les dettes sans disputes

1. Notez sur le moment, devant le client. Inscrivez la date, le nom, l’article ou la somme d’argent, et le total.
2. Demandez l’accord du client. Dans un carnet, faites-le parapher. Dans une application, envoyez une copie de l’écriture ou demandez au client de la confirmer.
3. Convenez dès le départ de la date de paiement et inscrivez-la.
4. Notez chaque paiement sur une nouvelle ligne, avec le reste dû. Ne rayez pas et n’écrasez pas les anciens chiffres.
5. Réservez une page ou un nom à chaque client pour que son historique reste facile à lire.
6. Réclamez le paiement en privé, pas devant d’autres clients.

Par exemple, un client prend du riz et de l’huile de friture pour 85 000 IDR le 3 octobre et promet de payer le 10. Le propriétaire du warung écrit « 3/10, riz et huile, 85 000 IDR, paiement promis le 10/10 », puis le client paraphe. Le 10 octobre, le client paie 50 000 IDR, et le propriétaire du warung écrit une nouvelle ligne : « 10/10, payé 50 000 IDR, reste 35 000 IDR ».

Pour l’argent commun, comme la caisse du RT (l’association de voisinage), la tontine (arisan) ou la caisse d’un groupe d’agriculteurs, les bonnes habitudes de tenue des comptes sont présentées dans l’article tenir la caisse du quartier et de la tontine.

Données personnelles des clients

Le nom, le numéro de téléphone et le montant des dettes d’un client ne devraient être vus que par les personnes concernées : n’affichez donc pas la liste des débiteurs au mur du warung et ne partagez pas de photo du carnet de kasbon dans un groupe WhatsApp. Les coopératives ou les groupes qui veulent connaître leurs obligations légales peuvent lire le résumé de la loi (Undang-Undang, UU) 27/2022 relative à la protection des données personnelles dans l’article la loi UU PDP pour les villages, les écoles et les administrations.