App gratuite per registrare i debiti (kasbon): NotaKita a confronto con il quaderno dei kasbon e con altre app

Di Mohammad Hilmi Bisri, S.Kom.. Pubblicato il 17 ottobre 2026.

Per registrare senza costi i kasbon dei clienti (gli acquisti fatti a credito) ci sono quattro possibilità: il quaderno dei kasbon, un foglio di calcolo sullo smartphone, un'app per registrare i debiti scaricata da Google Play, come BukuWarung o Buku Hutang, e NotaKita. Il quaderno basta a una bottega di quartiere (warung) con pochi clienti a credito, mentre il foglio di calcolo è comodo se ha dimestichezza con le tabelle. BukuWarung e Buku Hutang sono adatte al titolare di un negozio che vuole inviare promemoria di pagamento e preparare rapporti. Scelga NotaKita se anche chi ha il debito deve tenere gli stessi registri, per esempio in un gruppo di residenti, in una cooperativa o in un gruppo di agricoltori.

Se nella Sua zona il segnale è debole, il quaderno, Google Spreadsheet (in italiano Fogli Google) e NotaKita (dopo la prima apertura) si possono usare anche senza internet. Tutte le app descritte di seguito si scaricano o si aprono gratuitamente.

Le possibilità a confronto

Abbiamo ricavato le informazioni sulle app dalle pagine di Google Play e dai siti ufficiali il 17 ottobre 2026. Non abbiamo incluso BukuKas: l'app non compare più nella ricerca di Google Play, e il vecchio indirizzo del suo sito, bukukas.co.id, è ora in vendita.

Quaderno dei kasbon

Il quaderno non ha bisogno di batteria, segnale o account. Il cliente può vedere subito la registrazione e siglarla. Lo svantaggio è che il quaderno si può perdere, bagnare o strappare, e ne esiste una sola copia. Se nasce una discrepanza, l'unico registro da consultare è quello del titolare della bottega.

Foglio di calcolo

Google Spreadsheet (sito esterno) è gratuito e si apre sia sullo smartphone sia sul computer. Lei può creare le colonne che preferisce, per esempio data, nome, merce, importo, pagato e residuo. Le versioni precedenti restano salvate, quindi può ricostruire le modifiche. Tabella e formule deve però prepararle da sé, e chiunque abbia il permesso di modifica può cambiarne il contenuto.

BukuWarung

BukuWarung (sito esterno), sviluppata da PT Buku Usaha Digital, conta più di 5 milioni di download e a ottobre 2026 riceveva ancora aggiornamenti. Secondo il suo centro assistenza, la funzione per i debiti registra debiti e crediti verso i clienti, imposta la data di scadenza e invia gratuitamente promemoria automatici di pagamento. La funzione Tagih (riscuoti) invia la richiesta di pagamento via WhatsApp con un link di pagamento, così il cliente può pagare sul Suo conto direttamente da quel link. L'app comprende anche contabilità, gestione delle scorte, QRIS e vendita di ricariche telefoniche (pulsa). Il sito ufficiale indica i passi per iniziare: scaricare l'app, registrare un account e poi verificare i dati personali e quelli dell'attività, compresa una foto della KTP (la carta d'identità indonesiana).

Buku Hutang

Buku Hutang (sito esterno), dello sviluppatore Ankit Saraf, conta più di 1 milione di download ed è stata aggiornata a ottobre 2026. L'app serve solo per debiti e pagamenti. Lei può aggiungere la foto dello scontrino, inviare promemoria ai clienti ed esportare rapporti in PDF o Excel. Secondo la descrizione dell'app, i dati restano sullo smartphone o su Google Drive, non su server esterni, e l'app si può bloccare con una password o con l'impronta digitale. Chi ha in mano lo smartphone può modificare o cancellare le operazioni in qualsiasi momento, quindi il cliente deve comunque fidarsi di chi registra, come con il quaderno.

NotaKita

NotaKita è un'app di HanzCodes. Lei la apre dal browser di uno smartphone Android o di un iPhone, senza installare altre app e senza registrare un account. Il kasbon si registra insieme a chi contrae il debito: chi registra crea la nota e mostra un codice QR, poi chi ha il debito lo scansiona con il proprio smartphone per confermare. La registrazione resta sugli smartphone di entrambe le parti, non su un server, e non si può modificare da una sola parte. Il debito si può annotare in rupie o in natura, per esempio riso o fertilizzante. Se in un gruppo A deve una somma a B, B la stessa somma a C e C la stessa somma ad A, NotaKita cancella i tre debiti senza che passi di mano alcun denaro.

Anche chi ha il debito deve avere uno smartphone. Per allineare i registri, gli smartphone dei membri devono scansionare a vicenda i codici QR o essere collegati alla stessa rete WiFi. Tutti i membri del gruppo vedono tutte le registrazioni, quindi i clienti di una bottega riuniti in un gruppo possono vedere i kasbon degli altri clienti. Si assicuri che siano d'accordo prima di entrare nel gruppo.

Se Le servono promemoria di pagamento, rapporti finanziari o la gestione delle scorte, queste funzioni si trovano in BukuWarung e Buku Hutang. Come iniziare a usare NotaKita è spiegato nella pagina NotaKita.

Consigli per registrare i debiti senza litigi

1. Registri subito, davanti al cliente. Scriva la data, il nome, la merce o la somma di denaro e il totale.
2. Chieda il consenso del cliente. Sul quaderno, gli chieda una sigla. Nell'app, invii una copia della registrazione o chieda al cliente di confermarla.
3. Concordi fin dall'inizio la data di pagamento e la scriva nella registrazione.
4. Registri ogni pagamento come una nuova riga, con il debito residuo. Non barri e non sovrascriva le cifre precedenti.
5. Usi una pagina o un nome per ciascun cliente, così la sua storia si legge facilmente.
6. Chieda il pagamento in privato, non davanti ad altri clienti.

Per esempio, un cliente prende riso e olio da cucina per 85.000 IDR il 3 ottobre e promette di pagare il 10. Il titolare della bottega scrive «3/10, riso e olio, 85.000 IDR, pagamento promesso il 10/10» e il cliente sigla la riga. Il 10 ottobre il cliente paga 50.000 IDR, e il titolare scrive una nuova riga: «10/10, pagati 50.000 IDR, residuo 35.000 IDR».

Per il denaro comune, come la cassa del RT (l'associazione di vicinato), l'arisan (gruppo di risparmio a rotazione) o la cassa di un gruppo di agricoltori, le abitudini per tenerne i registri sono descritte nell'articolo come registrare la cassa del vicinato e dell'arisan.

I dati personali dei clienti

Il nome, il numero di telefono e l'importo del debito di un cliente dovrebbero vederli solo le persone direttamente interessate, quindi non appenda l'elenco dei debitori alla parete della bottega e non condivida foto del quaderno dei kasbon nei gruppi WhatsApp. Le cooperative o i gruppi che vogliono conoscere i propri obblighi di legge possono leggere una sintesi della Legge (Undang-Undang, UU) 27/2022 sulla protezione dei dati personali nell'articolo la UU PDP per villaggi, scuole ed enti pubblici.