Aplikasi catatan utang (kasbon) gratis: NotaKita dibanding buku kasbon dan aplikasi lain

Oleh Mohammad Hilmi Bisri, S.Kom.. Terbit 17 Oktober 2026.

Untuk mencatat kasbon pelanggan tanpa biaya, ada empat pilihan: buku kasbon kertas, spreadsheet di HP, aplikasi pencatat utang dari Google Play seperti BukuWarung atau Buku Hutang, dan NotaKita. Buku kertas cukup untuk warung yang pelanggan kasbonnya sedikit, sedangkan spreadsheet memudahkan Anda yang terbiasa dengan tabel. BukuWarung dan Buku Hutang cocok untuk pemilik toko yang ingin mengirim pengingat tagihan dan membuat laporan. Pilih NotaKita kalau pihak yang berutang ikut memegang catatan yang sama, misalnya di kelompok warga, koperasi, atau kelompok tani.

Kalau sinyal di tempat Anda lemah, buku kertas, Google Spreadsheet, dan NotaKita (setelah dibuka pertama kali) tetap bisa dipakai tanpa internet. Semua aplikasi di bawah ini gratis diunduh atau dibuka.

Perbandingan pilihan

Kami mengambil keterangan aplikasi dari halaman Google Play dan situs resminya pada 17 Oktober 2026. BukuKas tidak kami masukkan: aplikasinya tidak lagi muncul di pencarian Google Play, dan alamat situs lamanya, bukukas.co.id, kini ditawarkan untuk dijual.

Buku kasbon kertas

Buku tidak butuh baterai, sinyal, atau akun. Pelanggan bisa melihat catatannya saat itu juga dan memarafnya. Kelemahannya, buku bisa hilang, basah, atau sobek, dan hanya ada satu salinan. Kalau terjadi selisih, yang bisa dibaca hanya catatan pemilik warung.

Spreadsheet

Google Spreadsheet (situs luar) gratis dan bisa dibuka di HP maupun komputer. Anda bebas membuat kolom sendiri, misalnya tanggal, nama, barang, jumlah, bayar, dan sisa. Versi sebelumnya tetap tersimpan, sehingga Anda bisa melacak perubahan. Tabel dan rumusnya harus Anda susun sendiri, dan setiap orang yang diberi hak edit bisa mengubah isinya.

BukuWarung

BukuWarung (situs luar) buatan PT Buku Usaha Digital sudah diunduh lebih dari 5 juta kali dan masih diperbarui pada Oktober 2026. Menurut pusat bantuannya, fitur utangnya bisa mencatat utang dan piutang pelanggan, mengatur tanggal jatuh tempo, dan mengirim pesan pengingat utang otomatis secara gratis. Fitur Tagih mengirim tagihan lewat WhatsApp beserta tautan pembayaran, jadi pelanggan bisa membayar ke rekening Anda dari tautan itu. Aplikasi ini juga punya pembukuan, stok barang, QRIS, dan penjualan pulsa. Situs resminya menyebut langkah bergabung: unduh aplikasi, daftar akun, lalu verifikasi data diri dan data usaha, termasuk foto KTP.

Buku Hutang

Buku Hutang (situs luar) dari pengembang Ankit Saraf sudah diunduh lebih dari 1 juta kali dan diperbarui pada Oktober 2026. Aplikasi ini khusus untuk utang dan pembayaran. Anda bisa menambahkan foto struk, mengirim pengingat ke pelanggan, dan mengekspor laporan ke PDF atau Excel. Menurut deskripsinya, data disimpan di HP atau Google Drive, tidak di server luar, dan aplikasinya bisa dikunci dengan kata sandi atau sidik jari. Pemegang HP bisa mengubah atau menghapus transaksi kapan saja, jadi pelanggan tetap harus percaya pada pencatatnya, sama seperti buku kertas.

NotaKita

NotaKita adalah aplikasi buatan HanzCodes. Anda membukanya lewat browser di HP Android atau iPhone, tanpa memasang aplikasi lain dan tanpa mendaftar akun. Kasbon dicatat bersama pihak yang berutang: pencatat membuat nota dan menampilkan kode QR, lalu pihak yang berutang memindainya dari HP-nya untuk mengonfirmasi. Catatan itu tersimpan di HP kedua pihak, tidak di server, dan tidak bisa diubah sepihak. Utang bisa dicatat dalam rupiah atau barang, misalnya beras atau pupuk. Kalau dalam satu kelompok A berutang kepada B, B kepada C, dan C kepada A dengan jumlah yang sama, NotaKita menghapus ketiga utang itu tanpa ada uang yang berpindah tangan.

Pihak yang berutang juga harus memegang HP. Untuk menyamakan catatan, HP para anggota perlu saling memindai kode QR atau tersambung ke WiFi yang sama. Semua anggota kelompok melihat semua catatan, jadi pelanggan warung dalam satu kelompok bisa melihat kasbon pelanggan lain. Pastikan mereka setuju sebelum bergabung.

Kalau yang Anda perlukan adalah pengingat tagihan, laporan keuangan, atau stok barang, BukuWarung dan Buku Hutang punya fitur itu. Cara mulai memakai NotaKita ada di halaman NotaKita.

Tips mencatat utang supaya tidak ribut

1. Catat saat itu juga, di depan pelanggan. Tulis tanggal, nama, barang atau jumlah uang, dan totalnya.
2. Minta persetujuan pelanggan. Di buku, minta paraf. Di aplikasi, kirim salinan catatan atau minta pelanggan mengonfirmasi.
3. Sepakati tanggal bayar sejak awal dan tulis di catatan.
4. Catat setiap pembayaran sebagai baris baru beserta sisa utangnya. Jangan mencoret atau menimpa angka lama.
5. Pakai satu halaman atau satu nama untuk satu pelanggan supaya riwayatnya mudah dibaca.
6. Tagih secara pribadi, jangan di depan pembeli lain.

Misalnya, seorang pelanggan mengambil beras dan minyak goreng senilai Rp85.000 pada 3 Oktober dan berjanji membayar tanggal 10. Pemilik warung menulis "3/10, beras dan minyak, Rp85.000, janji bayar 10/10", lalu pelanggan memarafnya. Pada 10 Oktober pelanggan membayar Rp50.000, dan pemilik warung menulis baris baru: "10/10, bayar Rp50.000, sisa Rp35.000".

Untuk uang bersama seperti kas RT, arisan, atau kas kelompok tani, kebiasaan mencatatnya dibahas di artikel cara mencatat kas RT dan arisan.

Data pribadi pelanggan

Nama, nomor HP, dan jumlah utang pelanggan sebaiknya hanya dilihat oleh pihak yang bersangkutan, jadi jangan menempel daftar pengutang di dinding warung atau membagikan foto buku kasbon ke grup WhatsApp. Koperasi atau kelompok yang ingin mengetahui kewajiban hukumnya bisa membaca ringkasan UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi di artikel UU PDP untuk desa, sekolah, dan instansi.